Cadastrando Produtos e Serviços
Cadastrando um produto
O correto preenchimento dos campos no cadastro de produtos é de grande importância para que as movimentações referentes às vendas (no cupom fiscal e nota fiscal de venda), sejam geradas corretamente, principalmente em relação às tributações.
O artigo irá listar todos os procedimentos separando as guias encontradas no cadastro do produto, para acessar esse cadastro, abra o Clipp Store, acesse o módulo de estoque e clique no botão “Novo”.
Guia Cadastro
No módulo de Estoque poderá cadastrar um novo item clicando no menu Editar / Novo ou através do botão Novo. Será necessário definir o tipo do item, podendo ser: Matéria-Prima, Outros Insumos, Embalagem, Produto em Processo, Produto Acabado, Subproduto, Produto Intermediário, Material de Uso e Consumo, Ativo Imobilizado, Serviço, Outros e o mais frequente que é o tipo Mercadoria para Revenda.
Após efetuar a seleção do tipo do item é necessário efetuar o preenchimento correto do restante da ficha do produto, conforme dados contidos na nota fiscal de compra ou orientação do seu contabilista.
Sugerimos efetuar o cadastro dos produtos da maneira mais correta e completa possível, visualizando as informações contidas na nota do fornecedor e conforme orientação contábil.
Tipo do item: Este campo armazena a informação referente ao tipo do item, conforme a seleção efetuada poderá surtir efeito no momento da comercialização, cadastro ou relatórios fiscais.
Descrição: Este campo armazena a descrição do produto, esta descrição será utilizada para localizar o produto. Poderá ser utilizada na nota de entrada, nota de saída, cupom Fiscal, orçamento, pedido de venda ou pré-venda.
IMPORTANTE: Enquanto o produto não tiver movimentação no sistema, poderá ser alterada a descrição do mesmo normalmente, após ter a movimentação não poderá mais alterar a descrição. Isso porque ao gerar o Sped Fiscal é necessário informar o nome do item, caso haja alteração no nome do item devemos enviar o nome antigo e o novo nome do item, isso para todas as vezes que o mesmo item for alterado, imagine em uma base de dados com 5 mil itens onde cada um tenha sido alterado duas vezes, veja quanta informação "desnecessária" teríamos que armazenar nesse caso. Quanto mais informação para ser gerenciada mais tempo irá demorar, assim visando agilidade optamos por não permitir alterar a descrição do item quando o mesmo possui movimentação.
Grupo: Este campo armazena o grupo o qual o produto está inserido, caso o grupo ainda não esteja cadastrado basta clicar no ícone representado por uma folha em branco e efetuar o cadastro do grupo.
Unidade medida: Este campo armazena a unidade de medida específica a qual determinada grandeza física. Ex: UN - unidade, KG - quilograma, CX - caixa. É necessário utilizar no mínimo dois Caracteres e no máximo 3. É válido lembrar que o seu preenchimento é obrigatório para comercializações em cupom fiscal e NF-e.
Preço em R$: Este campo armazena o valor final do produto que será comercializado.
Preço em US$: Este campo armazena o valor da moeda americana, é utilizado apenas para controle, não irá efetuar qualquer tipo de conversão.
Fornecedor preferencial: Neste campo é possível definir o fornecedor preferencial, o qual já está cadastrado no cadastro de fornecedores.
% COFINS: Este campo irá armazenar o percentual de COFINS que será utilizado para esse item em questão. Qualquer dúvida sobre seu preenchimento deverá ser consultado o contabilista responsável.
CST COFINS: (Código da Situação Tributária): Este campo irá armazenar o CST referente ao COFINS. Qualquer dúvida sobre seu preenchimento deverá ser consultado o contabilista responsável.
%PIS: Este campo irá armazenar o percentual de PIS que será utilizado para esse item em questão. Qualquer dúvida sobre seu preenchimento deverá ser consultado o contabilista responsável.
CST PIS: Este campo irá armazenar o CST referente ao PIS. Qualquer dúvida sobre seu preenchimento deverá ser consultado o contabilista responsável.
Código: Este campo é gerado automaticamente conforme ocorrência de novos cadastros. É válido lembrar que o produto também poderá ser localizado ou comercializado através deste código.
Lucro bruto (%): Neste campo definimos o percentual de lucro bruto. Ao inserir o valor em percentual será calculado o valor final do produto. Para mais informações sobre esse campo clique aqui.
Comissão (%): Neste campo informamos o percentual de comissão que o vendedor irá receber quando comercializar este produto. No Caso do produto conter um percentual diferente da que foi estabelecida no cadastro do vendedor. Caso a comissão for estabelecida de acordo com o vendedor apenas marque a opção “Do Vendedor” e se o seu produto não possuir comissão deixe marcado a opção “Sem”.
Custo de compra: Este campo armazena o valor do custo de compra do produto de acordo com os custos lançados na nota fiscal de entrada.
Custo de compra (Empresa optante simples): Custo de Compra = ( Valor total do item + Frete + Seguro + Outras + IPI + ICMS Subst - Desconto) / Qtd comprada.
Custo de compra (Empresa não optante simples): Custo de Compra = ( Valor total do item + Frete + Seguro + Outras + IPI + ICMS Subst - Desconto - Valor do ICMS) / Qtd comprada
Custo Médio: Este campo armazena o valor do custo médio do produto, o cálculo é realizado com base nos valores lançados nas notas de entrada.
Custo Médio (Empresa optante simples): ( Qtd estoque anterior * Custo médio anterior ) + ( Valor total do item + Frete + Seguro + Outras + IPI + Valor do ICMS ST) / ( Qtd do item comprado + Qtd estoque anterior )
Custo Médio (Empresa não optante simples): ( Qtd estoque anterior * Custo médio anterior ) + ( Valor total do item + Frete + Seguro + Outras + IPI + Valor do ICMS ST - Valor do ICMS ) / ( Qtd do item comprado + Qtd estoque anterior);
Taxa de ICMS: Este campo irá armazenar a taxa de ICMS conforme natureza de operação definida.
CFOP ECF: Código Fiscal de Operações e Prestações, utilizado para operações no ECF e no NFC-e.
Código de barras: Este campo deve ser utilizado para armazenar o código de barras. Deve ser um código de barras válido para o padrão EAN, deve ter 8, 12, 13 ou 14 dígitos. Caso não for um código de barras válido para o padrão EAN, o sistema solicitará se deseja mover a informação para o campo Referência.
Para produtos pesados: Será necessário inserir o código do item entre o número 2 e o número 0(zero).
Exemplo: Descrição: Tomate Peróla | Código 5 | Código de barras 2000050 | Unidade de medida: KG ou KU.
Descrição complementar: Este campo armazena a descrição complementar para o produto, é possível armazenar até 30 Caracteres (letras e números). O texto que consta nesse campo poderá ser importado para a observação do produto ao lançar a nota fiscal de venda. Para isso clique no campo de observação do item e pressione a tecla F2 para importar as informações desse campo.
Referência: Este campo poderá ser utilizado para armazenar uma referência do produto, é diferenciado do campo de código de barras pela possibilidade de aceitar letras.
Peso: Este campo irá armazenar o peso liquido do produto, este peso será impresso na nota de venda.
IAT: (Arredondamento ou Truncamento): Este campo armazena a informação referente ao arredondamento ou truncamento ao utilizar o emissor de cupom fiscal.
IPPT: (Indicador de Produção Própria ou de Terceiros): Este campo irá armazenar o indicador referente a produção própria ou de terceiros. Ao inserir a letra P indica que o produto é manufaturado pela própria empresa e ao inserir T a manufatura ocorre por terceiros.
CSOSN: (Código da Situação da Operação do Simples Nacional): Este campo é utilizado para armazenar o código CSOSN, quando a empresa não for optante pelo simples este campo estará inativo. Deverá verificar qual código utilizar com o contabilista responsável pela sua empresa.
Última compra: Este campo armazena a data da última compra realizada para o produto em questão, esse dado é gravado com base na nota de entrada.
CST: CST: (Código da Situação Tributária): Este campo armazena o código referente a tributação do ICMS. O Código da Situação Tributária será composto com três dígitos, onde o primeiro dígito indicará à origem da mercadoria, o segundo e o terceiro dígito a tributação pelo ICMS.
%IPI: (Imposto sobre Produto Industrializado): Este campo irá armazenar o percentual de IPI que será posteriormente calculado na nota de entrada ou saída.
CST IPI: Este campo irá armazenar o código referente a situação tributária do IPI. Qualquer dúvida sobre seu preenchimento deverá consultar o contabilista responsável.
% MVA: Este campo irá armazenar o valor em % referente à Margem de Valor Agregado (MVA). Sugerimos verificar a nota de entrada do seu fornecedor, qualquer dúvida efetuar consulta juntamente ao seu contabilista.
NCM: (Nomenclatura Comum MERCOSUL): Este campo armazena oito caracteres. É necessário realizar o preenchimento para a emissão da nota fiscal eletrônica e também para que os cálculos dos impostos referentes à Lei da Transparência sejam efetuados corretamente.
Identificador: Código de controle do sistema para quando o produto possuir grade.
Quantidade: Este campo armazena a quantidade que consta em estoque referente ao produto em questão. A quantidade do item não deve ser alterada manualmente após o cadastro do mesmo. Após ter o produto cadastrado toda movimentação deve ser efetuada através de documentos fiscais de entrada e saída.
Quantidade mínima: Este campo armazena a quantidade mínima definida pelo usuário para o produto. A quantidade mínima pode ser considerada a quantidade segura, dessa forma um produto que possui um índice alto de vendas tende a não faltar em estoque.
Quantidade reserva: Campo destinado para armazenar informações referentes a quantidades inseridas no pedido de venda quando o status estiver reservado.
Exceção Fiscal: Esse campo é utilizado para o cálculo dos impostos para a Lei da Transparência. A exceção fiscal é utilizada apenas para alguns produtos específicos, por isso, quando precisar utilizar é o contador da empresa que informará o que utilizar. Caso não haja exceção fiscal para o NCM do produto em questão, deverá deixar o campo Exceção Fiscal em branco.
Guia Foto
Na guia FOTO é possível inserir uma imagem relacionada ao produto. Basta clicar com o botão da direita sobre a área, localizar a foto já armazenada ou tirar uma foto caso possuir webcam.
Guia Infomações/Observações
Na guia Informações/Observações é destinada a informações referentes à data de cadastro do produto (gravada automaticamente). À informação referente ao último fornecedor e data referente à última venda.
O campo de observações é utilizado para armazenar informações variadas sobre o produto.
Cadastrando um Serviço
O cadastro do serviço também deve ser efetuado no módulo estoque do sistema, boa parte dos campos são iguais aos do cadastro de produto.
Veja que quando o tipo do item for Serviço, será habilitado dois campos novos que são específicos para serviço. São eles:
Classificação (Receita Federal / SPED): Classificação do Serviço conforme exigência do Sped Fiscal. Deverá conversar com o contador da empresa e verificar qual classificação utilizar para cada serviço.
Nomenclatura Brasileira de Serviços: É a classificação nacional do serviço, a informação deve verificada com o contador de sua empresa.
Lembre-se: Tendo o cadastro do produto ou do serviço preenchido corretamente e de acordo com a orientação do contador da empresa evita-se muitos transtornos futuros.