Boas práticas para criação de Fichas

Objetivo: Padronizar a criação de fichas com a finalidade de evitar o retrabalho e aumentar a agilidade na resolução das solicitações. Visto que uma ficha bem escrita, não precisa ser refeita, além de ser melhor compreendida por todos os envolvidos no processo.

Em suma, melhorar ainda mais a comunicação entre o setor de suporte e desenvolvimento, deixando mais transparente todo o processo, desde a criação da ficha, até a resolução da mesma. 

Pontos importantes ao criar uma ficha:

• Informar corretamente os campos (preencher todos os campos possíveis);
   
• Atenção ao campo Rotina/Módulo: Neste campo informar de forma clara onde ocorre a situação relatada:
  Exemplos:
  - Etiqueta de página (fica claro onde é)
  - Cálculo do ICMS ST na nota de compra (importante dizer em qual módulo, visto que o cálculo de ICMS ST é feito em mais de um módulo);
   
• Não copiar e-mail do cliente (se necessário inserir como anexo). Quem criar a ficha deve interpretar o que o cliente quer e então criar a ficha. Caso contrário será descartada.
   
• Se necessário, entrar em contato com o cliente para entender bem o que ele quer;
   
• Testar em outras bases, não somente na base do cliente;
   
• Elaborar bem o texto da ficha. Deve ser compreendido por qualquer pessoa, mesmo sem conhecimento do caso.
  Dica: leia atentamente o que escreveu e se pergunte: outra pessoa entenderia o texto descrito na ficha? Ou você mesmo, vai entender se consultar a ficha depois de um ano?
   
• Procurar escrever corretamente, evitando abreviações;
   
• Para deixar mais transparente o que deve ser feito na ficha, quando for conveniente, além de descrever a situação, criar tópicos, para garantir que o desenvolvimento atenda todos os requisitos solicitados. Desta forma, quando a ficha retornar para testes, ficará mais fácil conferir e fazer a validação;
   
• Criar uma ficha para cada sistema (ex: DAV e DAV-OS);
   
• Criar uma ficha para cada versão (ex: Clipp 2015 e Clipp 2016);
   
• Criar uma ficha para cada módulo, mesmo que ocorra a mesma situação para dois módulos. (ex: Nota de devolução – módulo de Compra, Nota de devolução – módulo de Venda);
   
• Evite frases como “o problema x ocorre as vezes”. Seja específico, use o campo "Passos para Reproduzir" para demonstrar quais passos seguir para reproduzir a situação. Se necessário, use imagens, como anexo;
   
• Anexar todo o material disponível, inclusive o banco de dados do cliente quando necessário. Importante compactar pois ocupa bastante espaço no servidor;
   
• Anexar o executável que testou quando a situação foi corrigida.
   
• No campo observações, informar como está a situação atual do cliente perante a ficha criada:
  Por exemplo:
  • “Retrocedido um build.”
  • “Não é possível contornar. Aguardando novo build.”
  • “Cliente orientado a usar o emissor de NFe do governo.”
   
• Avaliar se há possibilidade de alterar somente para versão atual do sistema e sugerir o cliente atualizar.

Exemplo:

Cliente liga e diz que quer um bolo. Neste momento, é preciso pedir o maior número detalhes possível, para que o bolo seja feito conforme o cliente quer:

• Quantos quilos?
• Quais recheios?
• Bolo redondo ou quadrado?
• Massa branca ou chocolate?
• Enfeitar como?

Observações:
BD anexada - sempre que fichas forem do Tipo 2 e 3
Reproduzir - ideal é sempre anexar BD indicando qual o código do item, do cliente, fornecedor a ser utilizado para reproduzir situação
Sugestão - sempre que indicada uma melhoria, equipe pode sugerir processo ideal, ou esperado pelo cliente.